3일차

매입 잡기 신규 업무 자동화 진행

1. 수집

1.1. 종이 명세서를 수집한다.

1.1.1. DS on 등 소수의 업체는 자기네 EPR에 자산 id를 부여해 명세서를 제공한다. 특히 자산이 아니라 앤드유저에게 직배송을 시키는 경우 우리가 종이 거래명세서를 받지 않으므로. 해당 건은 거래처 erp에 접속해서 명세서를 수집해야 한다. 해당 스쿠프는 추후 자동화 영역.

1.2. 스캐너로 이미지화한다.

1.3. 이미지를 구글 드라이브 폴더에 넣어서 작업 레디시킨다.

2. 등록

2.1. 레디 상태인 이미지를 OCR로 읽어들인다.

  ㄴ여기서 자산 영업팀이 수령을 확인했다는 수기 서명이 명세표에 있는지 확인해야 한다.

2.2. 자산ERP 장부관리 > 매입 화면에 접속해 등록을 시작한다.

2.3. 만약 상품이 자산ERP에 등록되어 있지 않다면 등록작업을 선행한다.

2.4. 내용을 모두 기재하고, 명세표 이미지 url은 비고란에 기재해서 필요하면 클릭해서 원본 이미지를 볼 수 있도록 한다.

2.5. 작업 완료된 이미지는 작업 완료 하위 폴더로 이동시킨다.

3. 결과보고

3.1. 성공, 실패의 결과값과 함께 상세 작업 내역을 리포팅한다. 해당 내용을 토대로 오류를 사람이 검수하고 잡아낼 수 있도록 해야한다. 해당 작업은 관리의 편의를 고려해 구글시트로 관리 + 결과값 이메일 발송

클로드5로 업그레이드

5시간 한도에 막혀서 200달러 짜리. 최후의 한도를 결제

클로드5는 뭐 좀 작업하면 사이버보안 어쩌고 뜨면서 세이프티가 작동하면서 4.8로 전환됨

GPT OCR 한계 테스트하는 케이스 발생.

사람도 잘 봐야 하는 업체명 인쇄 상태. 하지만 3장짜리 청구서라 해당 청구서 전체를 보고 추론한다면 사람이라면 업체명을 맞출 수 있는 정도. 사람이 추론할 수 있다면 AI도 추론할 수 있다는 걸 입증해야하는 테스트. OCR을 고해상도로 해서 추론하는 형태로 로직 강화.

4일차

최종 리뷰

[업무자동화 리뷰] 

완성이 아니라 시작

봇물이 아니라 마중물

> 대상 업무

1. 매입 맞추기 : 매월 거래처와 자산측 매입 청구서 정합성 확인

2. 매입 잡기 : 명세서 건별로 자산EPR에 매입 등록

> 각 업무별 프로세스

– 아래 풀 프로세스 중 일부 자동화

1. 매입맞추기 : 월 평균 140건

1) 수집 : 거래처의 월 단위 청구서 원장 수집

2) 매칭 ★ 자동화

3) 등록 : 정합성 맞춘 내역을 이카운트ERP에 등록

2. 매입 잡기 : 일 평균 100건

1) 수집 : 건별 명세서 수집

2) 등록

2.1) 미등록 상품일 경우 선 상품등록

2.2) ERP 매입 등록 ★ 자동화

> 자동화 구간 선정 배경

1. 단순 반복으로 시간이 오래 소요되고 : 하루 100건 매입등록, 월 140건 매입 청구서 체크

2. 휴먼 에러 발생 가능성 높은 구간 : 눈으로 비교, 손으로 타이핑

> 이번 자동화의 한계 및 의의

1. 사무 업무 자동화의 구현 방식 체험

ㄴ 온라인에서 디지털 데이터화하면 ‘로직을 세워’ 반복작업 가능

2. 풀 오토메이션 전의 징검다리 개념 

ㄴ 자동화의 정점은 일을 줄이는게 아니라 없애 버리는 것(사람이 할 필요 없게) 

ㄴ 현재 구글시트 버전은 ERP 2.0으로 가기 전 징검다리 역할

ㄴ ‘이런식으로 개선해 일을 없애버릴 수 있겠다’는 생각의 다리 놓기

3. 내 일을 줄일(없앨) 수 있는 사람은 결국 본인 뿐

ㄴ 과거 숱하게 많은 업무 자동화가 잠깐 돌다 사라짐

ㄴ 업무는 살아있는 생물처럼 변하므로 이에 맞춰 계속 튜닝 필요

ㄴ 그 일을 가장 잘 알고, 제일 힘들 당사자만이 진짜 의미의 업무 자동화를 할 수 있음

ㄴ ‘닦고 조이고 기름치자’의 온라인 사무직 버전

프로젝트 완료 리뷰

1. (목표 설정)하루 몇시간 줄었는데, 임팩트를 증명할 숫자 세우기

ㄴ 자동화는 임팩트가 큰 것부터 해야하고

ㄴ 임팩트는 숫자로 나타낼 수 있고

ㄴ 업무에서 가장 직관적인 건 업무 소요시간이다

ㄴ 이걸 담에는 첨부터 잡고 나가야 한다. 

ㄴ 예) 하루 1시간이 하루 10초로, 한달 10시간이 10분으로.

? 근데 왜 담당자에게 물어보지 못했나? 

  시작할때 명확히 물어야한다. 가상으로라도 서로 업무의 볼륨을 감을 잡을 수 있도록.

=> 필수 값이 질문으로 들어간 사전 인터뷰 폼으로 해결

2. (담당자 인터뷰)인터뷰 폼을 만들어 서면으로 받으면 더 빠른 착수 가능?

ㄴ 자동화 초반의 핵심은 해당 업무 프로세스를 파악해 로직으로 구현하는 것

ㄴ 업무의 큰 틀은 전체적인 시스템, 툴 구성을 선택할 때 유효하고

ㄴ 업무의 세부규칙과 예외사항은 로직의 정확도 -> 자동화 완성도 높이는데 유효

ㄴ 초기 인터뷰때 서면으로 이미 폼을 받으면 초기 세팅은 답이 나와버림

ㄴ 이후 실제 업무는 사무직 로동자 특성상 화면을 녹화해 버리면 되는거 아닐까

3. (아이템 선정)임팩트 있는 하나 vs. 잔잔바리 빠르게 여러개

ㄴ 임팩트 있으면서 빠르게 구현할 수 있는게 있으면 베스트

ㄴ 근데 초기에는 해당 조직이 그런 임팩트 건을 발굴도 못함

ㄴ 결국 가정으로 뭐든 하나라도 시작하고, 그 성과를 보면서 다른것도 해봐야함

ㄴ 업무 담당자도 나도. 결국 하다보면 업무가 더 넓은 폭으로 보여서 다음 아이템이 잡힘

ㄴ 이런 관점에선 정밀한 시작이 아니라 그냥 오늘이라도 착수하는 빠른시작이 핵심

=> 첫 아이템은 신뢰 증명이 핵심, ‘어? 진짜 되네!’ 소리 들을 수 있게

4. (시스템)결국, 이관은 두 번 작업이다.

ㄴ 속도와 초기 효율 측면에서 내 손에 익은 툴과 계정을 쓰는게 좋지만

ㄴ 이관을 전제로 하면 처음부터 해당업체 시스템에 들어가서 작업해야함

    (SI업체들 프로세스가 다 이유가 있었어)

ㄴ 생각보다 백엔드 세팅에 시간이 오래 걸림

ㄴ 그러니 서버에 올리는 것보다 로직 검증이 우선임, 더 중요하고 더 시간 쏟아야함

ㄴ 하지만 서버에 올려야 담당자랑 같이 검증할 수 있음

ㄴ 결국 적절한 백엔드를 선택하고 구현하는 사이클을 단축해야함

=> 초기에 아이템 구체화되면 시스템 방향(이관 여부 등)도 빨리 잡힘

=> 구현 후 손 떼는 게 아니라면 내 계정으로 가고 이관 범위 최소화도 방법

5. (툴, 구현방식)구글시트, 독자사이트, 앱?

ㄴ 산출물이 어떤 형태여야할지. 이 결정이 상당히 큰 결정임

ㄴ 사용자 시나리오를 좌우하는게 구현 툴임

ㄴ 당장은 구글시트 만큼 사용자 친화적인 도구가 없음, 더 나간다면 홈페이지 방식

=> 업무 담당자가 익숙하고 직접 수정도 가능하기에 구글시트가 유용성 큰 것